منتدى عشاق البرامج

منتدى عام للبرامج والبرمجة
 
الرئيسيةالبوابةاليوميةس .و .جبحـثالأعضاءالمجموعاتالتسجيلدخول

شاطر | 
 

 بحث حول التنظيم

استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي اذهب الى الأسفل 
كاتب الموضوعرسالة
somame
Admin
Admin
avatar

المساهمات : 381
تاريخ التسجيل : 19/04/2008
العمر : 33

مُساهمةموضوع: بحث حول التنظيم   الأربعاء أبريل 23, 2008 5:52 pm

مقدمة

إن بعض الأفكار الواردة أدناه قد أخذت من مقال كتبه توماس ستيورات “Thomas Stewart” ونشر في مجلة "Looking Ahead".



يذكر المقال الفكرة التالية: إن الإدارة التقليدية الهرمية قد أصبحت قديمة وغير عصرية وقد تركت بسبب عدم مقدرتها على الانسجام ومسايرة التغيرات الحاصلة في البيئة التي تتطور فيها الاتصالات.



كيف ستنجح الإدارة الجديدة ؟هناك نقاط أساسية قليلة تظهر الآن ويجب أخذها بعين الاعتبار وبدقة. فعلى سبيل المثال يقال بأن:



1- إدارة القرن الحادي والعشرين تمثل التقاء التيارات الثلاثة التالية في نقطة واحدة.



. درجة عالية من التفاني بالعمل.



وهذا يعني تنظيم النشاطات ضمن مجموعات عمل ذاتية الإدارة تعطى الصلاحية للتعامل مع الموارد الضرورية اللازمة وتصمم إجراءات العمل لديها بنفسها لتحقيق أهدافها المرسومة.



لقد أثبتت آلية المشاركة أن مثل هذه المجموعات تعمل لتحسين الإنتاجية، وجودة العمل في تطوير الإنتاج وبدافع ورضا عالي المستوى.



. التأكيد على طريقة إدارة المشروعات أو الأمور التجارية وإدارة الأعمال بدلا" من التأكيد على إدارة الأقسام الوظيفية العملية.



وبتعبير آخر تنظيم إدارة المؤسسة على أساس الإنتاج، مستخدمين مجموعات متعددة الاختصاصات تحوي أفرادا" ضمن عدة مستويات مختلفة من التسلسل الهرمي للمؤسسة.



. تدفق فوري للمعلومات لأي شخص في المؤسسة.



إن التطور في تقنية المعلومات مكن من توزيع المعرفة والمسؤولية والنتائج لكل جزء صغير في المؤسسة. والنتيجة هي وضعها مع بعضها البعض بشكل دائم وبتصميم عملي (نظام المعلومات الإدارية MIS =).

2- يجب على إدارة القرن الحادي والعشرين أن ترقي وتغذي قدرات المؤسسة على التجديد والتطوير.

إن هذه الفكرة ذات تضمينات راديكالية. وهذا يعني بان "التعلم" يصبح الآن الهاجس الأساسي للإدارات. ويحل محل "الهيمنة والسيطرة" التي كان لها الدور الأول والرئيسي في المؤسسة الحالية.

يجب أن تصبح المؤسسة "آلة تدريب دائمة" وسيغير العمال أعمالهم بين الحين والآخر حسب التطور والحاجة (مثال: كل ستة أشهر أو سنة) ويترددون على أقسام العمل الرئيسية.

وهذا يعني أيضا" أن ترقية البعض وطرد البعض سيتقرر حسب مستويات المهارة والقدرة وليس حسب المنزلة والأقدمية.

3- إن إدارة القرن الحادي والعشرين تمثل الالتزام بأهداف وأغراض المؤسسة.

ويعرف المديرون عادة، ماذا يمكن للمجموعات أن تقوم به. ومع ذلك فهم يحتاجون إلى نظرة شاملة لدمج المجموعات ذات الأداء العالي مع المؤسسة بشكل كلي.وإذا رغبنا في أن تكون الإدارة ذاتية التسيير فانه ينبغي نشر وإشاعة مقاييس المسؤوليات والتقويم والأهداف لوظائف المؤسسة المختلفة. ويجب أن يكون المديرون الرئيسيون والمتوسطون قادرين على ممارسة تمثيل


عدل سابقا من قبل somame في الأربعاء أبريل 23, 2008 6:02 pm عدل 1 مرات
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو http://somame.mam9.com
somame
Admin
Admin
avatar

المساهمات : 381
تاريخ التسجيل : 19/04/2008
العمر : 33

مُساهمةموضوع: رد: بحث حول التنظيم   الأربعاء أبريل 23, 2008 5:53 pm

السلطة وتعيين وتوزيع المسؤوليات بنفس الوقت.

من الإدارة الرأسية إلى إدارة المصفوفات

لتحقيق الشروط المذكورة أعلاه عمليا" فإننا نحتاج إلى إظهار كيف يمكن تحويل الإدارة الهرمية التقليدية إلى إدارة مبنية على مبدأ المشروعات والعمليات والتي تعرف أيضا" باسم الإدارة الأفقية.

ويمكن رؤية ذلك تخطيطيا" في سلسلة المخططات التالية:


الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو http://somame.mam9.com
somame
Admin
Admin
avatar

المساهمات : 381
تاريخ التسجيل : 19/04/2008
العمر : 33

مُساهمةموضوع: رد: بحث حول التنظيم   الأربعاء أبريل 23, 2008 5:56 pm



الوصايا العشر في التنظيم:

1. نظم الأمور بشكل رئيسي حول العمليات وليس حول المهام.

يجب أن تكون مواضيع الأداء مبنية على حاجات الزبون كالخدمة السريعة أو التكلفة المنخفضة. حدد وعرف العمليات اللازمة لتلك الحاجات. مثل: إصدار وتنفيذ الأوامر والطلبات. وتصبح هذه العمليات المكونة الرئيسية للمؤسسة وليس الدوائر نفسها.

2. تقليل ارتفاع الهرم بتقليل التقسيمات الثانوية في العملية.

من الأفضل تنظيم المجموعات على شكل متوازي، وكل منها يؤدي الكثير من الخطوات في العملية، على أن يكون لدينا سلاسل من المجموعات تقوم فقط بخطوات قليلة من العملية.

3. إيجاد مدراء رئيسيين مسؤولين عن تنفيذ ومتابعة العملية.

4. ربط مواضيع الأداء وتقييم كل النشاطات برضا الزبون.

5. التأكيد على أن المجموعات هي النقطة التي يركز عليها تصميم وأداء المؤسسة أكثر من التركيز على الأفراد.

الأفراد وحدهم غير قادرين على تحسين إجراءات العمل بشكل مستمر.

6. دمج نشاطات الإدارة مع النشاطات غير الإدارية كلما أمكن ذلك.

اترك المجال لأعضاء المجموعة أن يقرروا أمور التخطيط والتقييم أو الرفض وصرف النظر بأنفسهم.

7. التأكيد على فكرة وجوب امتلاك كل موظف إمكانيات ومهارات متنوعة.

وكقاعدة عامة فنحن بحاجة إلى قليل من المتخصصين فقط.

8. يكفي أن تعلم وتدرب كوادرك ما يحتاجون ليكونوا قادرين على أدائه وفي الوقت المناسب.

9. زيادة الاتصالات واللقاءات بين الموردين والزبائن من جهة وبين كل عضو في المؤسسة من جهة أخرى إلى أقصى حد.

وهذا يستدعي انتقال كل الموظفين إلى حقل العمل والمشاركة في اكتشاف وتحديد مواطن الخلل في المجموعات تمهيدا" لحلها، على أن يتم هذا الأمر بشكل مستمر.

10. مكافأة القدرات والإبداعات والمهارات الفردية وأداء المجموعة بدلا" من مكافأة الأداء الفردي فقط.
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو http://somame.mam9.com
somame
Admin
Admin
avatar

المساهمات : 381
تاريخ التسجيل : 19/04/2008
العمر : 33

مُساهمةموضوع: رد: بحث حول التنظيم   الأربعاء أبريل 23, 2008 5:56 pm

توصيات

1- تجنب إيجاد عدد كبير من المجموعات في الموضوعات التي يمكن أن تتداخل جزئيا" وتخلق تنافرا" بين المجموعات.

2- وجود الأشخاص الذين من الضروري جدا" تضمينهم في كل مجموعة فقط، إذ يجب أن تبقى المجموعة صغيرة من أجل سهولة الإدارة والإنتاجية.

3- يجب استخدام الحس العام في تقرير عدد ونوعية وعضوية المجموعات، مع المحافظة، قبل كل شيء، على إبقاء الوضع بسيطا" وسهل الإدارة.

تحديد الأهداف

إضافة إلى مناقشة تحديد أهداف ومؤشرات المجموعات المختلفة المراد إنشائها، لا بد من الاهتمام بالنقاط التالية:

1- هل مديرو الإدارات العليا والمتوسطة والموظفون المتمرسون الذين يمكن أن يعملوا في مجموعات عمل، قادرون على شرح الأفكار العامة حول الأنظمة، وتمييز الأنظمة الرئيسية من الأنظمة الفرعية المتعلقة بمسؤولياتهم بالإضافة إلى شرح المدخلات والمخرجات لهذه الأنظمة ؟

2- هل هم قادرون على شرح ميزات الإدارة عن طريق الأهداف والمشروعات وعلى شرح عملية نشر هذه الأهداف والتحكم بها ومتابعتها.

3- هل هم قادرون على شرح خصائص هدف تشغيلي مرض ومقنع (مفهوم ومضبوط بدقة ويمكن قياسه وإنجازه وأن يقدم بشكل منافس) وعلى التمييز بين الأهداف التشغيلية المرضية وغير المرضية ؟

4- هل هم قادرون على تحديد النتائج الحرجة والحاسمة لوحدتهم وتشكيل أهداف تتعلق بالنتائج؟

إذا كانت الإجابات على هذه الأسئلة سلبية سيكون من الضروري إعادة تدريب الأشخاص المعنيين بحيث تكون أفكارهم واضحة حول الموضوع.

أفكار ومقترحات لتحديد الأهداف

1- الأهداف الاستراتيجية

إن الأهداف الاستراتيجية هي موضوعات طويلة الأمد وربما تكون ذات ملامح وخصائص دائمة ومستمرة. والأمر الذي يتغير هو المؤشرات المستخدمة لتقدير فيما إذا كانت الأهداف والمواضيع قد أنجزت.

تقوم المؤشرات بقياس الوضع الحالي وتمكن من بناء الأهداف ذات المدى القصير والمتوسط والطويل. وتوضع الخطط من اجل إنجاز وتحقيق مؤشرات الأهداف. وتتضمن هذه الخطط والمشروعات والنشاطات والموارد الضرورية وخطط العمل.

وفيما يلي مثال يخص استراتيجية تنظيم المؤسسة وهو مثال يبحث باستراتيجية تطوير إدارة الموارد البشرية ويتطرق إلى مستويات المؤسسة الثلاثة (الاستراتيجية أو الإدارية، والعملية والتشغيلية) وهو التالي:

الهدف: "إيجاد بنية تنظيمية تتوافق مع احتياجات وأهداف المؤسسة والمحافظة عليها".

الأوصاف:

1- وضوح الاستراتيجية: وضوح وشمولية الأهداف الاستراتيجية.

2- العلاقة بالبنية الإدارية: يجب أن يكون هناك توافق بين هيكل المؤسسة والاستراتيجية.

3- الموارد المخصصة: تخصيص مناسب وكاف للموارد.

المؤشرات

1 فيما يتعلق بوضوح الاستراتيجية:

1-1 درجة الأولوية بحسب التطور وتحديد الأهداف الاستراتيجية.

1-2 درجة الفهم الرسمي وغير الرسمي للأهداف الاستراتيجية للمؤسسة من قبل الموظفين والزبائن.

2 فيما يتعلق بالبنية الإدارية:

2-1 درجة سد البنية لحاجات الإدارة أو رضا الإدارة عن البنية.

2-2 التدبير المتخذ من اجل المراجعات الدورية المنتظمة وتقييمات مدى مناسبة البنية.

3 فيما يتعلق بالموارد المخصصة:

3-1 الاتجاهات العادية لتطور الخدمة والتقديرات الرقمية لأداء المؤسسة السابق والمقارنات مع مؤسسات مشابهة.

إن الوظائف المعنية هي تلك التي تتضمن تصميم وصيانة بنية المؤسسة. وهذا يتضمن بنية العلاقات الطبيعية والأعمال من جهة والمسؤوليات المتعلقة بها من جهة ثانية، وأيضا" التجميع في وحدات وأقسام ودوائر الخ. وتحديد مسؤوليات الإدارة والعملية التي تحكم مثل هذه التفاعلات والتداخلات.

هناك خمسة وظائف محددة يجب القيام بها لتحقيق الهدف المذكور وهي:

1- تصميم البنية بحيث تستطيع المؤسسة تحقيق أهدافها.

2- وضع وصف الأعمال ومجموعات العمل بحيث يتضمن تحديد السلطة والمسؤولية.

3- تصميم الإجراءات بحيث تعمل حسب البنية التنظيمية الموجودة وتسمح بتحقيق الأهداف.

4- المراجعات الدائمة والتنقيحات لبنية الإدارة ولمراحل العمل للتأكد من فعاليتها وعلاقتها بالموضوع.

5- تخطيط وتنفيذ التغيرات عندما تعتبر تغيرات ضرورية.

يجب أن يكون كل من هذه الأعمال قابل للتعريف وذلك باستخدام المؤشرات. كما أن مؤشرات كل عمل مذكورة أدناه.

الوظيفة رقم 1:

تصميم البنية بحيث تستطيع المؤسسة تحقيق أهدافها.

المؤشرات:

- المدى الذي تساعد عنده البنية التنظيمية في تحقيق الأهداف أكثر منه في إعاقتها.

- أقل فرق بين الإدارة الرسمية وغير الرسمية (أقل ما يمكن من الاختلاف والتناقض).

- توفير وثائق حديثة وكافية حول الأعمال والأنظمة والبنية.

الوظيفة رقم 2 :

وضع وصف الأعمال ومجموعات العمل بحيث يتضمن تحديد السلطة والمسؤولية.

المؤشرات:

- توازن لائق مناسب بين الدقة في وصف عمل الأفراد والمعيارية من جهة، والمرونة في تصميم ووصف وشرح هياكل الأعمال من جهة أخرى.

الوظيفة رقم 3 :

تصميم الإجراءات بحيث تعمل حسب البنية التنظيمية للإدارة وتسمح بتحقيق وإنجاز الأهداف.

المؤشرات:

- كفاءة النظم والإجراءات (وضوح الهدف بالنسبة للمديرين وللسلطة للتمكن من التعامل مع الاستثناءات).



الوظيفة رقم 4 :

المراجعات والتنقيحات المستمرة للبنية التنظيمية ولمراحل سير العمل للتأكد من صلاحيتها وعلاقتها بالموضوع وفعاليتها.

المؤشرات:

- التدابير والاحتياطات من أجل مراجعات دورية ملائمة ولائقة وبما يتفق مع خطط المؤسسة.



الوظيفة رقم 5 :

تخطيط وتنفيذ التغيرات عندما تعتبر تغيرات ضرورية.

المؤشرات:

- تنفيذ التغيرات عندما تظهر المراجعات أنها ضرورية.
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو http://somame.mam9.com
somame
Admin
Admin
avatar

المساهمات : 381
تاريخ التسجيل : 19/04/2008
العمر : 33

مُساهمةموضوع: رد: بحث حول التنظيم   الأربعاء أبريل 23, 2008 5:57 pm

2- مجموعة الموضوعات والأهداف في حال تنظيم مشاريع أو عمليات كاملة



إذا كانت الفكرة هي تنظيم المؤسسة بواسطة المشروعات والعمليات وليس الوظائف والاختصاصات، فان كل مشروع أو عملية يجب أن يكون له مجموعة من الأهداف والمؤشرات من أجل القيام بالأعمال اللازمة، والنشاطات الواجب القيام بها وإيجاد الموارد المطلوبة وخطط العمل اللازمة.

ومجموعات الأهداف هذه ستتألف من:

أ- الهدف التنموي

ب- هدف أو أكثر من الأهداف المباشرة

- الهدف التنموي:

ويمثل إيجاد وإنجاز هدف تطويري واسع على مستوى المؤسسة. وكقاعدة فان الهدف يحدد في الخطط الإنشائية ويتطلب طريقة طويلة الأمد. ويجب أن يكون متعلقا" بالأهداف الاستراتيجية الدائمة للمؤسسة. ولذلك فان الهدف التنموي ذو مستوى أعلى من الأهداف المباشرة التي تقرر تحقيق المشروع.

- الأهداف المباشرة:

يظهر الهدف المباشر الإنجازات المتوقعة من العملية أو من المشروع نفسه. ويجب أن يحدد بحسب التغيرات المحددة في السلوك والموقع، أو الحالة التي يجب أن يتوصل إليها المشروع. ويجب كتابة مثل هذه الأهداف بالتفصيل متضمنة المؤشرات الواجب تحقيقها وإنجازها ومعيار النجاح بالإضافة إلى النتائج والنشاطات، والأشخاص المسؤولين عن كل نشاط. ويمكن عرض الأهداف كما هو موضح أدناه:



الهدف المباشر رقم X:

ما هو الأثر المحدد الذي يجب على المشروع إنجازه أثناء حياته أو مباشرة بعد ذلك ؟



إذا أكتمل المشروع بنجاح فما هي التغيرات المتوقعة من المجموعة أو الإدارة أو المنطقة التي كانت هدفا" للمشروع؟


المؤشرات

معيار النجاح

ما هي العلامات التي تدل على أن الهدف المباشر من المشروع قد تحقق.

قيمة النجاح المرجعية أو حالة المؤشرات عند نهاية المشروع.


النتائج

النشاطات

الأشخاص المسؤولون

X.1 ما هو نوع النتيجة والكمية الواجب إنتاجها مستخدمين المدخلات والنشاطات المتوفرة والمتبناة لتحقيق الهدف المباشر.

.X1.1

.X2.1

.X3.1 ما هي النشاطات الواجب تبنيها للحصول على النتائج المتوقعة.

.X1.1

.X2.1

.X3.1 من سيدير ويراقب هذه النشاطات.

X.2

X.1.2

X.2.2

.X3.2

X.1.2

.X2.2

.X3.2




النتائج هي تلك العناصر التي - عند مزجها معا - تؤدي إلى تحقيق هدف مباشر أو أكثر. إنها المنتجات الملموسة التي على المشروع نفسه أن ينتجها لكي يحقق هدفه أو أهدافه المباشرة وهي تمثل اثر المهام التي يجب تأديتها لكي نحقق الهدف المنشود.

3- الأهداف التشغيلية

يجب أن يكون لكل وحدة ضمن المؤسسة أهدافها التشغيلية الثابتة، والتي تنظم على أساسها نشاطاتها اليومية.

ويجب مناقشة مثل هذه الأهداف مع الإدارة، بالإضافة إلى دقتها وإمكانية قياسها بحيث نعرف فيما إذا كانت قد تحققت أم لا، كذلك يجب أن تكون ممكنة التحقيق رغم المنافسة.

نتيجة: البدائل التنظيمية

(أفكار مأخوذة من مقال لروبرت يوكر Robert Youker عنوانه "البدائل التنظيمية لمديري المشروعات" في مجلة الإدارة Management Review).

1- المؤسسة الوظيفية (التقليدية):
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو http://somame.mam9.com
somame
Admin
Admin
avatar

المساهمات : 381
تاريخ التسجيل : 19/04/2008
العمر : 33

مُساهمةموضوع: رد: بحث حول التنظيم   الأربعاء أبريل 23, 2008 5:57 pm

كنظير للتسلسل التنظيمي التقليدي (الوظيفي)، فان التنظيم بواسطة المشروعات يعني أن كل الموارد التي نحتاجها لتحقيق هدف محدد تنفصل عن البنية الوظيفية المعتادة، ويجب تجميعها ضمن وحدة ذاتية فعالة يرأسها مدير المشروع.



تنشئ المؤسسات الكبيرة وحدات مؤقتة صغيرة لها موقع خاص في البنية ولها أهدافها الخاصة. ومن المهم أن نلاحظ أن البنية الداخلية لكل المشروع هي وظيفية أي أن فريق العمل في المشروع يقسم إلى عدة مجالات عمل وظيفية.



والمصطلح الفني المستخدم هو "الإدارة بواسطة المشروعات" وليس "إدارة المشروعات". ويستطيع المدير إدارة المشروعات بأي نوع من أنواع التنظيم البنيوي. إن ميزة الإدارة بالمشروعات تكمن في وحدة الهدف واستقلاليته مع وحدة مصدر الأوامر.



يتم ترسيخ الروح الجماعية في إدارة المشروع عبر فهم واضح للهدف الواحد وعبر التركيز عليه. ويكون التخاطب غير الرسمي فعالا" ومؤثرا" وتكون كل الموارد الضرورية تحت سيطرة مدير المشروع المباشرة.



وعلى أي حال فهذا النموذج من الإدارة ليس هو الحل الأمثل لكل المشكلات حيث يمكن للتسهيلات أن تتضاعف وتستخدم بشكل غير فعال وغير مناسب. وهناك مشكلة أخرى خطيرة تخص الأمن الوظيفي عندما ينتهي المشروع. فالموظفون المخصصون لمشروع ما يكونون قد فقدوا موقعهم في البنية الوظيفية الأصلية بشكل طبيعي.



تنظم الإدارة التقليدية الوظيفية، حول مداخل فنية معينة مثل الأمور الهندسية والأمور التشغيلية والتسويقية الخ.. بحيث تتركز إدارة المشروعات حول المنتجات. والمشكلة في كل منها هي تحقيق توازن مناسب بين الأهداف ذات المدى البعيد للدوائر الوظيفية والأهداف ذات المدى القريب للمشاريع.


3- مؤسسة المصفوفات

وهي إدارة ذات بنية متعددة الاتجاهات تسعى لزيادة نقاط القوة وتقليل نقاط الضعف لنماذج الإدارة الوظيفية أو الإدارة بواسطة المشروعات التي تم وصفها أعلاه.

إنها تمزج التسلسل الهرمي الرأسي الطبيعي مع التسلسل الهرمي الأفقي لمنسقي المشروع، كما هو مبين في المخطط أدناه. إن مزايا هذه الإدارة الرئيسية هي توازن الأهداف والتعاون من خلال الدوائر الوظيفية الخطية وشفافية ووضوح أهداف المشروعات من خلال مكتب منسقي المشروعات.

والسيئة الرئيسية لها هي أن الشخص الذي يكون في الوسط يعمل لصالح رئيسين مباشرين. فعموديا" هو تحت رئيس الدائرة الوظيفية وأفقيا يكون تحت امرة مدير المشروع أو منسق المشروع. وعندما تنشأ الصراعات يجد هذا الشخص نفسه ضائع بين الطرفين.

كما يشعر مدير المشروع غالبا" بأن سلطته ضعيفة بالنسبة لسلطة الدوائر الوظيفية. ومن ناحية أخرى غالبا" ما يظن رئيس الدائرة الوظيفية بـأن منسق المشروع أو مدير المشروع يتعدى تدريجيا" على مجال سلطته وعمله.

والحل الوحيد لهذه المشكلات هو تحديد الأدوار بوضوح وتحديد المسؤوليات والسلطات لكل مدير. حيث يحدد منسق المشروع ما الذي يجب تنفيذه بينما تكون الدائرة الوظيفية مسؤولة عن كيفية التنفيذ.







إدارة مؤسسة المصفوفات أمر خلافي

بعض الناس لديهم تجربة سيئة بالنسبة للمصفوفة، بينما آخرون لديهم نجاح باهر في نفس الموضوع. إذ أننا نحتاج إلى تحديد دقيق للمسؤولية والسلطة بالإضافة إلى بذل جهد كبير لنشر التعاون والدبلوماسية.

إن المصفوفة بشكل رئيسي هي توازن في القوى والفعاليات بين أهداف البنية الوظيفية وأهداف المشروع المحدد.

والمشكلة الرئيسية للمصفوفة أنها تميل إلى تحميل الدوائر الوظيفية أعباء" أكثر مما يجب. فإذا خضعت هذه الدوائر لساعات عمل في المشروعات أكثر مما تطيق فان النزاع حول الأولويات بين المشروعات لا يمكن تجنبه. ويمكن حل أو تلافي هذه المشكلة بالتخطيط الأفضل والأمثل.

إن إدارة المصفوفات سوف لن تعمل بشكل لائق ما لم يكن هناك خطة استراتيجية للمصفوفة تحدد الأولويات والأهداف مقترنة مع تخصيص الموارد والموازنة.

وعلى سبيل المثال: فمدير المشروع (آ) سيأخذ بشكل أفقي من الدوائر الوظيفية المختلفة كل الموارد التي يحتاجها لبناء ميزانيته. وكذلك الأمر بالنسبة للمشاريع (ب، جـ، د...الخ). وبشكل مشابه فان كل رئيس دائرة وظيفية سيزيد من دخله المتجمع من كل المشروعات ليحقق الميزانية والموارد والجهود التي يجب على دائرته أن تقوم بها.

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو http://somame.mam9.com
somame
Admin
Admin
avatar

المساهمات : 381
تاريخ التسجيل : 19/04/2008
العمر : 33

مُساهمةموضوع: رد: بحث حول التنظيم   الأربعاء أبريل 23, 2008 5:58 pm

إن القاعدة الذهبية في إدارة المصفوفة هي " الإنسان مع المال يؤدي إلى إحراز الهدف" وهذا يعني أن كل ما يستطيع مدير المشروع عمله - إذا لم يسيطر على ميزانيته ويتحكم بها - هو التوسل للدوائر من أجل العمل.

إن ميزانية المصفوفة تحدد الموارد لمديري المشروعات للحصول على خدمات الدوائر الوظيفية. وتشكيل ميزانية من هذا النوع يتطلب عملا" دقيقا" وحذرا" على المدى الطويل بالإضافة إلى خطط سنوية. كما أن التحديث المنتظم للخطة ولميزانية المصفوفة هي أمور ضرورية.

التمثيل الطبيعي لمدير المشروع في إدارة المصفوفة هو انه دبلوماسي محبط عديم الجدوى يحاول حمل الدوائر الوظيفية على تأدية العمل ضمن البرنامج المحدد والميزانية المخصصة. إن موقعه وموقفه صعب جدا" ولكن النقاط التالية يمكن أن تساعد:

1- من المهم أن يكون لديه مخططا" للقيادة العليا يحدد المسؤوليات والسلطة لمديري المشروع والأدوار التي تؤديها الدوائر الوظيفية.

2- يجب على مدير المشروع أن يتوقع الصراعات ضمن المصفوفة. فالصراع لا يمكن تجنبه في حال وجود سلطة مزدوجة ولكن يمكن حل هذه الصراعات بشكل بناء.

3- لان الصراع لا يمكن تجنبه، فانه من المهم تطوير مهارات مجموعة العمل. لقد تطورت العلوم السلوكية في السنوات الأخيرة أساليب محددة من أجل حل الصراع بشكل فعال والإفادة منه. ويجب أن يتضمن التدريب حول الإدارة خبرة في مثل هذه الأساليب.



4- إن القدرة الرئيسية للمدير الرئيسي للمشروع مشتقة من الأهداف والخطط والميزانية التي تتوافق مع المشروع وتناسبه. ويجب عليه استخدام تلك الوثائق من أجل حمل الدوائر الوظيفية على مجابهة مسؤولياتها والقيام بها.

5- من الجوهري بالنسبة لرؤساء الدوائر الوظيفية أن يلزموا أنفسهم بخطط المشروع وبرامجه بالإضافة إلى المهام منخفضة المستوى. ويجب عليهم أيضا أن يراجعوا ويوقعوا الوثائق المذكورة في الفقرة (4) أعلاه.

6- من الأفضل تجنب الصراع المباشر مع الدوائر الوظيفية. ويجب على مديري المصفوفة أن يلجئوا إلى رؤساء الدوائر عندما يخرج الأمر من أيديهم.

7- من المهم التذكر دائما" بان مدير المشروع مسؤول عما يجب عمله وليس عن كيفية القيام بالعمل. استعمل الإدارة بالأهداف ولا تراقب عمل الدوائر الوظيفية عن قرب.

8- كثير من مشاكل إدارة المصفوفة تنشأ من حقيقة أن المشروعات تنطوي على درجة عالية من عدم اليقين. والمشروع حسب التعريف الشائع له هو شيء ما جديد يتطلب تخطيطا" مستمرا" ودقيقا" للتقليل من المفاجئات أو عدم اليقين.

نتيجة

لا يوجد إدارة كاملة تماما" وخالية من الأخطاء (مثالية). فالإدارة الوظيفية والإدارة بالمشروعات ونماذج الإدارة الأخرى لإدارة المصفوفة، كل منها له نقاط قوة ونقاط ضعف خاصة بها. ويجب أن تحدد البنية الواجب استخدامها بعد إجراء تحليل دقيق لكل العوامل المتعلقة بالمهام واحتياجات المؤسسة وبنود المشروع أو المشروعات.



فإذا اخترنا بنية المصفوفة فعندها يجب على الإدارة بأكملها أن تبذل قصارى جهدها لإنجاح هذه البنية. ويجب أن يختار منسق أو مدير المشروع بدقة كبيرة وان يدرب على الإدارة. وستكون مهاراته الشخصية أكثر أهمية من درايته الفنية.

وفي كثير من الأوضاع فان الإدارة بالمشروعات يمكن أن تكون ابسط حل من وجهة نظر مدير المشروع أو منسق المشروع. ومع ذلك فان المديرين الوظيفيين أو المنفذين الرئيسيين يمكن أن لا يعتبروا هذا النوع من الإدارة كحل على المدى الطويل أو على مستوى القرارات الاستراتيجي
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو http://somame.mam9.com
somame
Admin
Admin
avatar

المساهمات : 381
تاريخ التسجيل : 19/04/2008
العمر : 33

مُساهمةموضوع: رابط تحميل البحث   الأربعاء أبريل 23, 2008 6:03 pm

لتحميل البحث كاملا مع مخططاته
هذا هو الرابط
هنا
5
4
3
2
1
0
http://gigaup.net/download.php?filename=84c365d122.rar
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو http://somame.mam9.com
 
بحث حول التنظيم
استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي الرجوع الى أعلى الصفحة 
صفحة 1 من اصل 1

صلاحيات هذا المنتدى:لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى
منتدى عشاق البرامج :: منتديات البحوث الطلابية-
انتقل الى: