بحث حول التنظيم

2- مجموعة الموضوعات والأهداف في حال تنظيم مشاريع أو عمليات كاملة



إذا كانت الفكرة هي تنظيم المؤسسة بواسطة المشروعات والعمليات وليس الوظائف والاختصاصات، فان كل مشروع أو عملية يجب أن يكون له مجموعة من الأهداف والمؤشرات من أجل القيام بالأعمال اللازمة، والنشاطات الواجب القيام بها وإيجاد الموارد المطلوبة وخطط العمل اللازمة.

ومجموعات الأهداف هذه ستتألف من:

أ- الهدف التنموي

ب- هدف أو أكثر من الأهداف المباشرة

- الهدف التنموي:

ويمثل إيجاد وإنجاز هدف تطويري واسع على مستوى المؤسسة. وكقاعدة فان الهدف يحدد في الخطط الإنشائية ويتطلب طريقة طويلة الأمد. ويجب أن يكون متعلقا" بالأهداف الاستراتيجية الدائمة للمؤسسة. ولذلك فان الهدف التنموي ذو مستوى أعلى من الأهداف المباشرة التي تقرر تحقيق المشروع.

- الأهداف المباشرة:

يظهر الهدف المباشر الإنجازات المتوقعة من العملية أو من المشروع نفسه. ويجب أن يحدد بحسب التغيرات المحددة في السلوك والموقع، أو الحالة التي يجب أن يتوصل إليها المشروع. ويجب كتابة مثل هذه الأهداف بالتفصيل متضمنة المؤشرات الواجب تحقيقها وإنجازها ومعيار النجاح بالإضافة إلى النتائج والنشاطات، والأشخاص المسؤولين عن كل نشاط. ويمكن عرض الأهداف كما هو موضح أدناه:





النتائج هي تلك العناصر التي - عند مزجها معا - تؤدي إلى تحقيق هدف مباشر أو أكثر. إنها المنتجات الملموسة التي على المشروع نفسه أن ينتجها لكي يحقق هدفه أو أهدافه المباشرة وهي تمثل اثر المهام التي يجب تأديتها لكي نحقق الهدف المنشود.

3- الأهداف التشغيلية

يجب أن يكون لكل وحدة ضمن المؤسسة أهدافها التشغيلية الثابتة، والتي تنظم على أساسها نشاطاتها اليومية.

ويجب مناقشة مثل هذه الأهداف مع الإدارة، بالإضافة إلى دقتها وإمكانية قياسها بحيث نعرف فيما إذا كانت قد تحققت أم لا، كذلك يجب أن تكون ممكنة التحقيق رغم المنافسة.

نتيجة: البدائل التنظيمية

(أفكار مأخوذة من مقال لروبرت يوكر Robert Youker عنوانه "البدائل التنظيمية لمديري المشروعات" في مجلة الإدارة Management Review).

1- المؤسسة الوظيفية (التقليدية):

كنظير للتسلسل التنظيمي التقليدي (الوظيفي)، فان التنظيم بواسطة المشروعات يعني أن كل الموارد التي نحتاجها لتحقيق هدف محدد تنفصل عن البنية الوظيفية المعتادة، ويجب تجميعها ضمن وحدة ذاتية فعالة يرأسها مدير المشروع.



تنشئ المؤسسات الكبيرة وحدات مؤقتة صغيرة لها موقع خاص في البنية ولها أهدافها الخاصة. ومن المهم أن نلاحظ أن البنية الداخلية لكل المشروع هي وظيفية أي أن فريق العمل في المشروع يقسم إلى عدة مجالات عمل وظيفية.



والمصطلح الفني المستخدم هو "الإدارة بواسطة المشروعات" وليس "إدارة المشروعات". ويستطيع المدير إدارة المشروعات بأي نوع من أنواع التنظيم البنيوي. إن ميزة الإدارة بالمشروعات تكمن في وحدة الهدف واستقلاليته مع وحدة مصدر الأوامر.



يتم ترسيخ الروح الجماعية في إدارة المشروع عبر فهم واضح للهدف الواحد وعبر التركيز عليه. ويكون التخاطب غير الرسمي فعالا" ومؤثرا" وتكون كل الموارد الضرورية تحت سيطرة مدير المشروع المباشرة.



وعلى أي حال فهذا النموذج من الإدارة ليس هو الحل الأمثل لكل المشكلات حيث يمكن للتسهيلات أن تتضاعف وتستخدم بشكل غير فعال وغير مناسب. وهناك مشكلة أخرى خطيرة تخص الأمن الوظيفي عندما ينتهي المشروع. فالموظفون المخصصون لمشروع ما يكونون قد فقدوا موقعهم في البنية الوظيفية الأصلية بشكل طبيعي.



تنظم الإدارة التقليدية الوظيفية، حول مداخل فنية معينة مثل الأمور الهندسية والأمور التشغيلية والتسويقية الخ.. بحيث تتركز إدارة المشروعات حول المنتجات. والمشكلة في كل منها هي تحقيق توازن مناسب بين الأهداف ذات المدى البعيد للدوائر الوظيفية والأهداف ذات المدى القريب للمشاريع.

3- مؤسسة المصفوفات

وهي إدارة ذات بنية متعددة الاتجاهات تسعى لزيادة نقاط القوة وتقليل نقاط الضعف لنماذج الإدارة الوظيفية أو الإدارة بواسطة المشروعات التي تم وصفها أعلاه.

إنها تمزج التسلسل الهرمي الرأسي الطبيعي مع التسلسل الهرمي الأفقي لمنسقي المشروع، كما هو مبين في المخطط أدناه. إن مزايا هذه الإدارة الرئيسية هي توازن الأهداف والتعاون من خلال الدوائر الوظيفية الخطية وشفافية ووضوح أهداف المشروعات من خلال مكتب منسقي المشروعات.

والسيئة الرئيسية لها هي أن الشخص الذي يكون في الوسط يعمل لصالح رئيسين مباشرين. فعموديا" هو تحت رئيس الدائرة الوظيفية وأفقيا يكون تحت امرة مدير المشروع أو منسق المشروع. وعندما تنشأ الصراعات يجد هذا الشخص نفسه ضائع بين الطرفين.

كما يشعر مدير المشروع غالبا" بأن سلطته ضعيفة بالنسبة لسلطة الدوائر الوظيفية. ومن ناحية أخرى غالبا" ما يظن رئيس الدائرة الوظيفية بـأن منسق المشروع أو مدير المشروع يتعدى تدريجيا" على مجال سلطته وعمله.

والحل الوحيد لهذه المشكلات هو تحديد الأدوار بوضوح وتحديد المسؤوليات والسلطات لكل مدير. حيث يحدد منسق المشروع ما الذي يجب تنفيذه بينما تكون الدائرة الوظيفية مسؤولة عن كيفية التنفيذ.







إدارة مؤسسة المصفوفات أمر خلافي

بعض الناس لديهم تجربة سيئة بالنسبة للمصفوفة، بينما آخرون لديهم نجاح باهر في نفس الموضوع. إذ أننا نحتاج إلى تحديد دقيق للمسؤولية والسلطة بالإضافة إلى بذل جهد كبير لنشر التعاون والدبلوماسية.

إن المصفوفة بشكل رئيسي هي توازن في القوى والفعاليات بين أهداف البنية الوظيفية وأهداف المشروع المحدد.

والمشكلة الرئيسية للمصفوفة أنها تميل إلى تحميل الدوائر الوظيفية أعباء" أكثر مما يجب. فإذا خضعت هذه الدوائر لساعات عمل في المشروعات أكثر مما تطيق فان النزاع حول الأولويات بين المشروعات لا يمكن تجنبه. ويمكن حل أو تلافي هذه المشكلة بالتخطيط الأفضل والأمثل.

إن إدارة المصفوفات سوف لن تعمل بشكل لائق ما لم يكن هناك خطة استراتيجية للمصفوفة تحدد الأولويات والأهداف مقترنة مع تخصيص الموارد والموازنة.

وعلى سبيل المثال: فمدير المشروع (آ) سيأخذ بشكل أفقي من الدوائر الوظيفية المختلفة كل الموارد التي يحتاجها لبناء ميزانيته. وكذلك الأمر بالنسبة للمشاريع (ب، جـ، د...الخ). وبشكل مشابه فان كل رئيس دائرة وظيفية سيزيد من دخله المتجمع من كل المشروعات ليحقق الميزانية والموارد والجهود التي يجب على دائرته أن تقوم بها.

إن القاعدة الذهبية في إدارة المصفوفة هي " الإنسان مع المال يؤدي إلى إحراز الهدف" وهذا يعني أن كل ما يستطيع مدير المشروع عمله - إذا لم يسيطر على ميزانيته ويتحكم بها - هو التوسل للدوائر من أجل العمل.

إن ميزانية المصفوفة تحدد الموارد لمديري المشروعات للحصول على خدمات الدوائر الوظيفية. وتشكيل ميزانية من هذا النوع يتطلب عملا" دقيقا" وحذرا" على المدى الطويل بالإضافة إلى خطط سنوية. كما أن التحديث المنتظم للخطة ولميزانية المصفوفة هي أمور ضرورية.

التمثيل الطبيعي لمدير المشروع في إدارة المصفوفة هو انه دبلوماسي محبط عديم الجدوى يحاول حمل الدوائر الوظيفية على تأدية العمل ضمن البرنامج المحدد والميزانية المخصصة. إن موقعه وموقفه صعب جدا" ولكن النقاط التالية يمكن أن تساعد:

1- من المهم أن يكون لديه مخططا" للقيادة العليا يحدد المسؤوليات والسلطة لمديري المشروع والأدوار التي تؤديها الدوائر الوظيفية.

2- يجب على مدير المشروع أن يتوقع الصراعات ضمن المصفوفة. فالصراع لا يمكن تجنبه في حال وجود سلطة مزدوجة ولكن يمكن حل هذه الصراعات بشكل بناء.

3- لان الصراع لا يمكن تجنبه، فانه من المهم تطوير مهارات مجموعة العمل. لقد تطورت العلوم السلوكية في السنوات الأخيرة أساليب محددة من أجل حل الصراع بشكل فعال والإفادة منه. ويجب أن يتضمن التدريب حول الإدارة خبرة في مثل هذه الأساليب.



4- إن القدرة الرئيسية للمدير الرئيسي للمشروع مشتقة من الأهداف والخطط والميزانية التي تتوافق مع المشروع وتناسبه. ويجب عليه استخدام تلك الوثائق من أجل حمل الدوائر الوظيفية على مجابهة مسؤولياتها والقيام بها.

5- من الجوهري بالنسبة لرؤساء الدوائر الوظيفية أن يلزموا أنفسهم بخطط المشروع وبرامجه بالإضافة إلى المهام منخفضة المستوى. ويجب عليهم أيضا أن يراجعوا ويوقعوا الوثائق المذكورة في الفقرة (4) أعلاه.

6- من الأفضل تجنب الصراع المباشر مع الدوائر الوظيفية. ويجب على مديري المصفوفة أن يلجئوا إلى رؤساء الدوائر عندما يخرج الأمر من أيديهم.

7- من المهم التذكر دائما" بان مدير المشروع مسؤول عما يجب عمله وليس عن كيفية القيام بالعمل. استعمل الإدارة بالأهداف ولا تراقب عمل الدوائر الوظيفية عن قرب.

8- كثير من مشاكل إدارة المصفوفة تنشأ من حقيقة أن المشروعات تنطوي على درجة عالية من عدم اليقين. والمشروع حسب التعريف الشائع له هو شيء ما جديد يتطلب تخطيطا" مستمرا" ودقيقا" للتقليل من المفاجئات أو عدم اليقين.

نتيجة

لا يوجد إدارة كاملة تماما" وخالية من الأخطاء (مثالية). فالإدارة الوظيفية والإدارة بالمشروعات ونماذج الإدارة الأخرى لإدارة المصفوفة، كل منها له نقاط قوة ونقاط ضعف خاصة بها. ويجب أن تحدد البنية الواجب استخدامها بعد إجراء تحليل دقيق لكل العوامل المتعلقة بالمهام واحتياجات المؤسسة وبنود المشروع أو المشروعات.



فإذا اخترنا بنية المصفوفة فعندها يجب على الإدارة بأكملها أن تبذل قصارى جهدها لإنجاح هذه البنية. ويجب أن يختار منسق أو مدير المشروع بدقة كبيرة وان يدرب على الإدارة. وستكون مهاراته الشخصية أكثر أهمية من درايته الفنية.

وفي كثير من الأوضاع فان الإدارة بالمشروعات يمكن أن تكون ابسط حل من وجهة نظر مدير المشروع أو منسق المشروع. ومع ذلك فان المديرين الوظيفيين أو المنفذين الرئيسيين يمكن أن لا يعتبروا هذا النوع من الإدارة كحل على المدى الطويل أو على مستوى القرارات الاستراتيجي

لتحميل البحث كاملا مع مخططاته
هذا هو الرابط
هنا
5
4
3
2
1
0
http://gigaup.net/download.php?filename=84c365d122.rar